Projektzusammenfassung

Ausgangslage

Die österreichische Verwaltung setzt mit der Initiative „Digital Austria“ und das 2020 in Kraft tretende E‐Government-Gesetz einen deutlichen Akzent in Richtung digitaler Transformation.

Auch für die Forschungslandschaft stellen sich Herausforderungen. Einerseits erleichtern digitale Prozesse die Kommunikation zwischen Fördergebern, Forschungsorganisation und Ministerien und stellen gleichzeitig qualitative, transparente und sichere Informationen bereit. Andererseits bieten sie Potenziale hinsichtlich Ressourcen für Wissenschaft und Forschung, innovative Kooperationsplattformen sowie Synergien zur Stärkung des Forschungsstandorts Österreich.

Ein wesentliches Ziel digitaler Transformation ist die Verfügbarkeit strukturierter, elektronisch gespeicherter Daten, die nur an einer Stelle erfasst werden müssen. Dieses Once Only‐Prinzip ist ein Grundprinzip des EU‐E-Government‐Aktionsplans 2016–2020 und auch in Österreich ein Schwerpunkt.

Aktuell finden Dateneingaben der Forschungsinformation allerdings völlig entkoppelt statt: Forschende müssen einerseits die Forschungsinformationssysteme der Universitäten befüllen, um internen Governance‐Vorgaben gerecht zu werden und Reporting intern und gegenüber den Ministerien zu gewährleisten. Andererseits werden diese Daten für das Antragsmanagement in die E-Call‐Systeme der Fördergeber eingetragen. Parallelaktivitäten passieren auch bei Projektfreigabe und Reportingprozessen während der Projektlaufzeit.

Über standardisierte Schnittstellen wäre es möglich, Zusatzaufwand sowie Fehleranfälligkeit im Zuge der Doppeleingabe zu minimieren und Sicherheits‐ und Qualitätsansprüche zu implementieren.

Projektziele

• Digitalisierung und Steigerung der Effektivität bei der administrativen Betreuung von Forschungsprojekten im Sinne der „Entbürokratisierung im Hochschulbereich“
• Ressourcenschonung für die Wissenschaft und Administration
• Steigerung der Datenqualität und Transparenz für Forschungsstätten, Fördergeber und öffentliche Stellen (national wie international)
• Standardisierte, offene Schnittstellen
• Umsetzung des Once Only‐Prinzips
• Nachhaltiger Umgang mit Daten im Sinne der DSGVO
• Darstellung von In‐ und Output der Forschungslandschaft nach internationalen Standards (CERIF)
• Erarbeitung einer gemeinsamen Position hinsichtlich eines nationalen Forschungsportals

Projektbeschreibung

Teilprojekt 1: Schnittstellen und Standards

Um Verwaltungsprozesse zu digitalisieren, bedarf es einer Vernetzung der IT-Systeme von Fördergebern und Forschungsstätten. Dies ermöglicht eine Verbesserung der Datenqualität und Ressourcenschonung auf allen Seiten. Eine exzellente Gelegenheit dafür bieten z.B. die Neuentwicklungen der digitalen Systeme des FWF (Elane, PROFI, Endberichtsdokumentation).

Für die Vernetzung der IT-Systeme werden im Teilprojekt 1 technische Schnittstellen über den gesamten „Project-Life-Cycle“ definiert und hergestellt. Vor dem Hintergrund bereits laufender Digitalisierungsprojekte sind aus aktueller Sicht folgende Schnittstellen geplant: 

1. Schnittstellen, über die Informationen zu Förderprogrammen zur Verfügung gestellt werden → Durch automatisierten Import entfällt händische Basispflege von Call-Informationen in den Forschungsstätten. Diese Ressourcen können in hochwertigen Support für die Antragsberatung, zur Steigerung wissenschaftlicher Leistungsfähigkeit und Unterstützung der Wissenschaftler*innen investiert werden.
2. Schnittstellen, welche die Organisationsstruktur der Forschungsstätten in die Systeme der Fördergeber importieren → Informationen zur Organisationsstruktur können aus den Systemen der geförderten Institutionen an die Fördergeber übertragen werden, um die Projektfreigabe / Autorisierung von Forschungsvorhaben zu vereinfachen.
3. Schnittstellen, über welche Informationen aus e-Call Systemen zur Verfügung gestellt werden → Automatisierter Datenaustausch in der Antragsphase von den Systemen der Fördergeber in die Informationssysteme der antragstellenden Institutionen zur Vermeidung von doppelten Eingaben von Projektdaten (eventuell kann auch ein einseitiger Import aus dem EU-Participant Portal ermöglicht werden).
4. Schnittstellen für den Austausch von Informationen zu Datenmanagementplänen (DMP) bzw. zwischen DMP-Tools.
5. Schnittstellen für den Austausch von Metadaten zu Outputs aus Drittmittelprojekten → Regelmäßiger Upload von Forschungsergebnissen, wie z.B. DMP, Berichte oder Publikationen, kann über Schnittstellen unterstützt werden.
6. Schnittstellen, welche den Austausch von Finanz- und Abrechnungsdaten zwischen den Systemen der Forschungsstätten und der Fördergeber ermöglichen → Direkter Austausch von Finanzdaten bei Zwischen- und Endabrechnung von Forschungsprojekten.

Durch den Einsatz von standardisierten Schnittstellen und maschinenlesbaren Inhalten werden offene Zugangs- bzw. Austauschmöglichkeiten für weitere Systeme von Fördergebern, Forschungsstätten und der öffentlichen Verwaltung geschaffen und Voraussetzungen für analytische Verfahren ermöglicht. Dafür müssen Standards, Regeln, Sicherheitskonzepte und Konzepte zum nachhaltigen Umgang mit Daten im Sinne der DSGVO in einer detaillierten und gleichzeitig fokussierten Analysephase definiert werden. Intensiver Austausch und Zusammenarbeit zwischen den Projektpartner*innen, aber auch – im Rahmen der finanziellen und zeitlichen Möglichkeiten – mit weiteren Vertreter*innen von Forschungsstätten, Gutachter*innen, Politik, Verwaltung und Wirtschaft wird forciert.

Während der Analysephase werden die Systeme der Partner*innen dahingehend betrachtet, welche Funktionen abgedeckt werden sollen, in welcher Ausbaustufe sich diese befinden und wie flexibel die zugrundeliegende Datenstruktur auf externen Schnittstelleninput angepasst werden kann. Erst nach Abschluss der Analyse wird festgelegt, welche Schnittstellen im Projekt realisiert werden. Für die Umsetzung wird ein Prioritätenplan erstellt.

Neben dem bereits beschriebenen Mehrwert bieten die Ergebnisse dieses Teilprojekts zusätzlich:

• Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten durch standardisierte Basisinformationen
• Offene Schnittstellen für individuelle Anpassungen mit individuellem Umsetzungshorizont
• Nachhaltige Umsetzung mit vertretbarem weiterführendem Aufwand
• Vielfältige Erweiterungsmöglichkeiten und Synergien zu anderen Themen

Teilprojekt 2: Forschungsportal

Nationale Portale ermöglichen in einigen Ländern bereits Vernetzung und transparente Bereitstellung von Information.

Auch in Österreich ist ein allgemein zugängliches Forschungsportal

• als neutrale und transparente Darstellung des In- und Outputs von Forschungsprojekten
• als transparente Dokumentation von Forschung gegenüber der öffentlichen Verwaltung und Politik
• als Datengrundlage für Innovationsforschung und Systemevaluierungen – evidence-based policy („Registerforschung“)
• als Vernetzungsplattform zur strategischen Bündelung von Forschungskompetenz
• als Schnittstelle für internationalen Datenaustausch
• zur Förderung nachhaltiger Kooperationsgemeinschaften
• als Kommunikationsplattform für gemeinsame Aktivitäten (z.B. „Intention of Submission“, Initiativen in Pre-Call Phasen, etc.)
• als Schnittstelle zur nationalen Forschungsinfrastrukturdatenbank, Open Data Netzwerken, etc.
• zur Sichtbarmachung von gemeinsamen Initiativen und Netzwerken (z.B. Netzwerk der österreichischen FIS/CRIS Systeme, OANA – Open Science Network Austria etc., Open Data Initiativen)
• als Gegengewicht zur zunehmenden Dominanz kommerzieller Anbieter bei Forschungsinformationssystemen

notwendig.

Die Ergebnisse des Teilprojekts „Schnittstellen“ stellen bereits einen essenziellen Mehrwert im Zusammenhang mit digitalen Forschungsförderungsprozessen dar, legen aber auch die Basis für ein Forschungsportal, über das sich In- und Output der Forschungslandschaft digitalisiert und transparent darstellen lassen und welches an internationale Standards anschlussfähig ist. Daher soll im 2. Teilprojekt eine Konzeptstudie durchgeführt werden, in der Rahmenbedingungen, Anforderungen und Funktionalitäten eines österreichweiten Forschungsportals definiert werden.

Das Projekt „Umsetzungskonzept einer Forschungsförderungsdatenbank“ das derzeit vom BMF – basierend auf einer Empfehlung des Rats für Forschung und Technologieentwicklung – vorbereitet wird, weist inhaltliche Überschneidungen zu den Zielen eines Forschungsportals auf und wird als wichtiger Synergieeffekt gesehen. Daher sollen die Konzeptstudie jedenfalls in Abstimmung mit dem BMF durchgeführt sowie weitere inhaltlich verwandte Projekte identifiziert werden.

Projektteam an der Universität Wien

• Christian Buchmayer (Projektmitarbeiter)
• Sonja Fröschl (Projektmitarbeiterin)
• Elena Fürst (Projektmitarbeiterin)
• Michael Greil (Stv. Projektleitung)
• Jakob Puttinger (Projektleitung)