Projektzusammenfassung
Das gegenständliche Projekt ist Teil eines Projektbündels dreier jeweils selbstständiger, aber sich in ihren Ergebnissen synergetisch und wechselseitig ergänzender Einzelprojekte mit jeweils unterschiedlichem Fokus. In ihrer Gesamtheit ermöglichen diese eine für den österreichischen Hochschulraum zukunftsweisende E-Administration auf neuem Niveau und sichern die dafür notwendigen Implementierungsmaßnahmen ab.
Die im „Digital University Hub“ entwickelte universitätsübergreifende Serviceplattform baut idealerweise auf den technologischen Basiskomponenten des „Digital Blueprint“ auf, und stellt folgend technische und allgemein transformative Werkzeuge für die Implementierung der Anträge „Austrian University Toolkit“ und „Digital Blueprint“ zur Verfügung.
Sie erlaubt damit die Verteilung, Anpassung und kooperative Weiterentwicklung der Resultate der ergänzenden Anträge, sowie die Dissemination von Best-Practice-Beispielen, Schulungskonzepten und praxiserprobten Methoden des Change Management.
Auf dieser Serviceplattform werden nicht nur Anwendungen zur Bearbeitung der Transformationsnotwendigkeit in der Verwaltung dargestellt, sondern auch andere Bereiche des Universitätswesens wie Forschung, Third Mission und Lehre einbezogen, beispielsweisewird im Antrag „Teaching Digital Thinking“ auf die Serviceplattform als Disseminationsplattform verwiesen.
Die universitätsübergreifende Plattform wird ständig inhaltlich erweitert und steht allen Universitäten für Input und Nutzung zur Verfügung. Mit dem „Digital University Hub“ wird dadurch auch ein über das Projektende hinaus nachhaltiger Mehrwert in der interuniversitären Kooperation generiert.
Im Rahmen des gegenständlichen Projekts werden die Akteure über die digitale Serviceplattform und über die Implementierung von Face-to-Face „Communities of Practice“ (CoP) auch vernetzt. Dabei geht es darum, eine gesamtösterreichische und institutionenübergreifende Community mit gemeinsamen Interessen aufzubauen sowie Denken und Handeln in institutionellen Silos im Rahmen der Umsetzungsprozesse gar nicht erst entstehen zu lassen.
Das Projekt ist ohne jede Zugangsbarriere „open for collaboration“ für alle, die das nationale Hochschulsystem mitgestalten, und leistet daher einen wesentlichen Beitrag, um die für alle Projekte dieser Ausschreibung eingesetzten Mittel möglichst zielgerichtet ohne Reibungsverluste oder „sunken costs“ und mit größtmöglicher Wirksamkeit einzusetzen.
Maßnahmen
Inhaltliche Ausrichtung der digitalen Serviceplattform:
Die Plattform adressiert die Umsetzer*innen der digitalen Transformation an österreichischen Hochschulen, wobei drei für das Gelingen der digitalen Transformation besonders bedeutsamen Akteursgruppen im Vordergrund stehen. Der Wissensaustausch und die Nutzung des „Werkzeugkoffers“ durch die Plattform unterstützt die Personen dieser Akteursgruppen auch darin, laufend ihre Kenntnisse und Fähigkeiten hinsichtlich der digitalen und sozialen Transformation zu erweitern und zu vertiefen, um komplexe Veränderungsprozesse optimal begleiten und managen zu können:
1. Personen mit Projektverantwortung, die Veränderungsprozesse mit Digitalisierungsbezug initiieren, managen und implementieren
- Ihr Hauptfokus ist es, organisatorische und personelle Transformation zu ermöglichen, um die Hochschule wettbewerbsfähiger und attraktiver für Stakeholder zu machen.
- Dazu müssen sie folgende Fragen klären: Wie werden Betroffene zu Beteiligten? Mit welchen Maßnahmen können Widerstände am ehesten abgebaut werden? Wie gehen Menschen damit um, dass sie sich neue Skills aneignen müssen? Wie funktioniert Veränderungskommunikation? etc.
- Hierfür werden Tools, Instrumente, Know-how sowie Erfahrungen über erfolgreiche Projekte und Umsetzungsmaßnahmen benötigt.
- Grundlage für einen gelungenen Wandel und dessen nachhaltige Verankerung in der Unternehmenskultur ist, dass der Mensch im Zentrum der Veränderungsmaßnahmen steht. Alle verwendeten Methoden müssen daher die Anforderungen erfüllen, dass durch ihren Einsatz die Mitarbeiter*innen im Prozess der digitalen Transformation optimal begleitet werden können, dass das nötige Veränderungsbewusstsein geschaffen und die Qualität des Arbeitslebens der beschäftigten Menschen gesteigert wird.
2. IT SystemarchitektInnen und Fachexpert*innen, die die digitalen Umsetzungsprozesse konzipieren, leiten, durchführen und implementieren
- Ihr Hauptfokus ist der technologische Wandel auf den Ebenen der IT-Architektur, der Prozesse und der digitalen Instrumente.
- Sie brauchen eine technische Entwicklungsumgebung auf Open Source-Basis, im Rahmen derer Software-Module individualisiert, weiterentwickelt, erprobt und der Entwicklungsgemeinschaft wieder zur Verfügung gestellt werden können, sowie themenspezifische Möglichkeiten zum Erfahrungsaustausch und gemeinsamen Lernen.
3. Betroffene Mitarbeiter*innen, die zu Beteiligten im Veränderungsprozess gemacht werden (z.B. Change Agent-Netzwerk):
- Im Rahmen des Partizipationsprozesses, der von Projektverantwortlichen der jeweiligen Universität angestoßen wird, können Mitarbeiter*innen, die am Prozess mitwirken wollen, auf bestimmte Inhalte der Plattform (z.B. Foren) zugreifen.
- Jede Universität ist dabei für ihren eigenen Bereich verantwortlich, z.B. was die notwendigen Ressourcen und Strukturen für Organisation und Moderation betrifft.
Inhaltlich werden im Rahmen der Serviceplattform Transformationsprozesse aufgrund der Digitalisierung sowohl in deren technologischen wie allgemein transformativen Dimensionen in den Bereichen Forschung, Lehre, Verwaltung und Third Mission abgebildet. Die Einzelfunktionalitäten der Plattform bilden die unterschiedlichen Handlungsfelder dabei in einer jeweils geeigneten spezifischen Form ab (z.B. in Form von thematisch ausgerichteten „Communities of Practice” (CoP)).
Die Serviceplattform für die Umsetzer*innen der digitalen Transformation beinhaltet folgende Funktionalitäten:
1. „Co-working-Space“ für Change-Management-Methodik und Instrumente für den digitalen Wandel Dies beinhaltet z.B. folgende Funktionalitäten und Schwerpunkte:
- Modelle und Prozesse zur Entwicklung und Fortschreibung von Digitalisierungsstrategien und zur Planung der erforderlichen Umsetzungsschritte im betriebssozialen System einer Universität
- „Basic Tool-Kit Transformationsmanagement“ für Hochschulen (z.B. Leitfäden, GoodPractice-Beispiele, Gesamtprozess Transformation etc.)
- Maßnahmen zur Verankerung der digitalen Transformation in der Kultur der Universität (z.B. Konzepte zur Organisationsentwicklung, zur Veränderungskommunikation bzw. zu Aufbau und Implementierung eines Change Agent-Netzwerks)
- Schulungs- und Trainingskonzepte zum Aufbau und der Verbesserung der Digital Skills und Digital Literacy der Mitarbeitenden
- Sammlung von Maßnahmen zu „Proof of Strategy“ und „Proof of Culture“, Prüfung des Transferkonzepts, Change Controlling
- Ergebnisse, Instrumente und Lernerfahrung aller vier Universitätsbereiche im Rahmen von Pilotprojekten: Als Beispiel sei hier der „Technology Enhanced Learning (TEL)-Marketplace“ im Universitätsbereich Lehre genannt. Es handelt sich dabei um einen kontinuierlichen Transformationsprozess, in welchem TEL-Forschungsinnovationen mittels Co-Design in der Praxis skaliert werden. Dazu werden Forschenden, Lehrenden und Studierenden Strukturen und finanzielle Mittel zur Verfügung gestellt, um in Austausch zu treten, die Innovationen kollaborativ zu entwickeln und anschließend in der Lern- und Lehrpraxis sinnvoll zu verankern. Kollaborationswerkzeuge helfen wichtige Faktoren einer nachhaltigen Innovation im Auge zu behalten, sowie gezielt Unterstützung von außerhalb zur Verfügung zu stellen. Die Ergebnisse des vorangehenden TEL-Marketplace geben Input für den folgenden und stehen im Anschluss in Form eines kompletten Transformationspaketes auf der Serviceplattform zur Verfügung. Auch für Forschung, Verwaltung und Third Mission werden Initiativen wie diese geplant und umgesetzt.
2. Open-Source Entwicklungsumgebung bzw. Tools für die Umsetzung und Weiterentwicklung von Software-Lösungen
- Hub für institutionsübergreifendes „Anforderungsmanagement“ für SW- Module im Sinne eines Organisationstools für die Software-Entwicklung, um von Anforderungen aus der österreichischen Hochschullandschaft zu konsolidieren und kooperativ eine Implementierungsstrategie zu finden („Konsens-Building“)
- „Entwicklungsstraße“ als hochschulübergreifende Unterstützung bei der Softwareentwicklung mit Quellcode-Repositories, Test- und Deployment-Tools und Issue-Tracker als kooperative Lösung aller partizipierende Universitäten
- „Dokumentations-Repository“ mit Standards nach dem Modell des österreichischen „Reference-Servers“ (https://www.ref.gv.at).
- „Best Practice-Repository“: Verzeichnis von Implementierungs- und Best Practice-Beispielen und Verteilung von Dokumenten, deren Inhalt über die technische Nutzung von digitalen Werkzeugen hinausgeht.
- Die inhaltlichen Ergebnisse aus den Projekten „Digital Blueprint“ und „Austrian University Toolkit“ bilden einen strukturierenden Rahmen des Open Source „Digital University Hubs“ , der damit eine „Dachstruktur“ für Digitalisierungsinitiativen in der E-Administration aber auch in anderen Bereichen des Universitätswesens darstellt.
3. Netzwerkservices für Expert*innen und „Communities of Practice (CoP)“
Dies beinhaltet z.B. folgende Funktionalitäten und Schwerpunkte:
- Aufbau eines österreichischen Expert*innen-Netzwerks „Digitale Transformation an Universitäten“
- Koordination von F-2-F-Vernetzungs-Aktivitäten: Vernetzungstreffen, Webinars, Summer School, (internationale) Konferenz(en), Entwicklung von spezifischen CoP, Entwicklung von Prototypen und Pilotprojekten etc.
- „Community Building & Digital Cooperation-Tools“ zu Aufbau und Pflege von digitalen kooperativen Gemeinschaften wie Online-Foren, Question & Answer, etc.
- Implementierung einer technischen Plattform als Kommunikationsmittel
Alle Inhalte und Schwerpunkte sind im Rahmen der Arbeitspakete (AP) durch die Projektgruppe auszuarbeiten.