Projektzusammenfassung
Digitale Technologien treten in allen Bereichen des Hochschulbetriebs immer stärker in den Vordergrund und bieten die Möglichkeit, Anwender*innen zukunftsweisende Nutzungserfahrungen in der Interaktion mit Universitäten zur Verfügung zu stellen. Damit werden sie zu einem wichtigen Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Etablierung einer effizienten Universitätsverwaltung und -steuerung.
Im Gegenzug steigen jedoch auch die Anforderungen an Konzeption, Entwicklung und Betrieb der dafür notwendigen Systeme und Systemlandschaften. Universitäten sehen sich mit einem stetig wachsenden Angebot an Anbietern und Produkten konfrontiert, und der immer stärkere Fokus auf die Themen IT-Security und Datenschutz stellt zusätzliche Ansprüche an den Betrieb der Universitäts-IT.
Systeme müssen künftig stark individualisierbar sein, um lokalen Anforderungen einer diversen Universitätslandschaft im Spektrum von Kunst- über Medizinische bis hin zu Technischen Universitäten sowie den diversen Anforderungen von Volluniversitäten gerecht werden zu können.
Gleichzeitig ist die Möglichkeit eines nachhaltigen, sicheren und kostengünstigen Betriebs essenziell, um sicherzustellen, dass die Vorteile und Möglichkeiten innovativer digitaler Technologien einer möglichste breiten Gruppe von Angehörigen an Universitäten unterschiedlicher Größe zur Verfügung stehen.
Die Konzeption und der Aufbau eines „Baukastens“ aus Applikationen und Werkzeugen für klassische Universitäts-IT-Anwendungen stellt damit einen zentralen Teil eines künftigen Kooperationsmodells dar, das es teilnehmenden Universitäten ermöglicht, auf kommende digitale Herausforderungen in einer innovativen und nachhaltigen Weise zu reagieren.Projektziele
Das Ziel des gegenständlichen Antrags ist die Konzeption und Entwicklung eines modularen IT-Baukastens („Austrian University Toolkit“) aus Applikationen und Systemen für die Durchführung und Vereinfachung von typischen Hochschulprozessen wie dem elektronischen Studienakt oder der Dokumentenorganisation.
Universitäten sollen künftig in die Lage versetzt werden, aus einem Angebot an unter freien Lizenzen (nach der Definition der OSI) verfügbaren, bereits an Hochschulen eingesetzten, gut integrierten, und kooperativ entwickelten IT-Tools auswählen zu können, die alle aktuellen Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit abdecken und in Design und Funktionalität einfach auf lokale Bedürfnisse anpassbar sind.
Die modulare Architektur ermöglicht es hierbei Hochschulen die gewünschte Integrationstiefe selbst festzulegen und die für sie optimalen Komponenten auszuwählen. Eigenentwicklungen teilnehmender Hochschulen können nach einem definierten Prozess in den Baukasten eingebracht werden, bestehende Systeme werden über offene Schnittstellen bestmöglich integriert.
Durch die Definition von kooperativen Entwicklungsmodellen wird ein nachhaltiger Betrieb der Systeme bei gleichzeitiger Einbindung aller interessierten Hochschulen erreicht. Langfristig entsteht mit der Etablierung des Systems damit anhaltender Mehrwert in Konzeption, Entwicklung und Betrieb von Applikationen in der österreichischen Hochschullandschaft.
Nutzen
Das gegenständliche Projekt ist Teil eines Projektbündels dreier jeweils selbstständiger, aber sich in ihren Ergebnissen synergetisch und wechselseitig ergänzender Einzelprojekte mit jeweils unterschiedlichem Fokus. In ihrer Gesamtheit ermöglichen diese eine für den österreichischen Hochschulraum zukunftsweisende E-Administration auf neuem Niveau und sichern die dafür notwendigen Implementierungsmaßnahmen ab. Die im „Austrian University Toolkit“ entwickelten Systeme bauen idealerweise auf den technologischen Basiskomponenten des „Digital Blueprint“ auf. Die im „Digital University Hub“ entwickelte universitätsübergreifende Serviceplattform erlaubt folgend die Verteilung, Anpassung und kooperative Weiterentwicklung der Systeme sowie die Dissemination von Best-Practice-Beispielen, Schulungskonzepten und praxiserprobten Methoden des Change Management, wodurch die Implementierung nachhaltig und optimal unterstützt wird.
Das Toolkit bietet teilnehmenden Universitäten einen Rahmen für kooperative Entwicklungen digitaler Systeme im österreichischen Hochschulraum. Durch den offenen Aufbau als „Baukasten“ haben Universitäten die Möglichkeit, bereits bestehende Systeme einzubringen und somit den Anwender- und Entwicklerkreis zu erweitern. Neuentwicklungen können von der Konzeptionsphase an gemeinschaftlich erfolgen. Die Bündelung von Entwicklungsressourcen sowie die breite Anwendbarkeit der Resultate und der Aufbau gemeinsamer Entwicklungskompetenz stellen den nachhaltigen Betrieb der resultierenden Systeme unabhängig von der Größe und den verfügbaren Ressourcen einzelner Universitäten sicher und unterstützen die gesamtösterreichische Harmonisierung von digitalen Prozessen in allen universitären Bereichen.
Resultierende IT-Tools sind durch die Verwendung von Open Source-Software herstellerneutral und einfach an lokale Anforderungen an Design und Funktionalität anzupassen. Entwickelte Lösungen folgen anerkannten Standards für Usability und Barrierefreiheit, können online und auf mobilen Endgeräten betrieben werden und tragen damit aktuellen Erwartungen Rechnung.
Universitätsspezifische Erweiterungen und Anpassungen sind folgend ebenfalls unter freien Lizenzen verfügbar, mittelfristig entsteht damit ein optimal auf die Anforderungen moderner Hochschulen angepasstes Set an Komponenten, das einfach von allen interessierten Partneruniversitäten eingesetzt werden kann. Durch die Entwicklung nach Open Source Methoden können alle Systeme bereits während der Entwicklungsphase von interessierten Universitäten evaluiert und eingesetzt werden.
Die Security-Kompetenz der teilnehmenden Universitäten fließt in alle systemischen und technologischen Entscheidungen ein. Komponenten durchlaufen, falls erforderlich, einen Security-Review durch A-SIT, der die Eignung für den Betrieb an Österreichs Hochschulen bestätigt. Flexibilität in Betrieb (lokales Hosting/Cloud) und Entwicklung aller Elemente unterstützt Hochschulen in der Implementierung von Richtlinien wie der DSGVO oder E-Privacy.
Nachhaltigkeit
Durch ein gemeinschaftliches Entwicklungsmodell wird die langfristige Etablierung des Baukastens als Kooperationswerkzeug in der österreichischen Hochschullandschaft angestrebt. Die im Konzept verankerte modulare Architektur dient hierbei als wichtiger Faktor für die Abdeckung eines möglichst breiten Einsatzspektrums, und legt damit die Grundlage für die einfache Einbindung einer großen Zahl interessierter Universitäten.
Alle Teile des Baukastens bauen auf etablierten Standards, Protokollen und Datenaustauschformaten auf, und können durch den modularen Aufbau einfach ausgetauscht und durch aktualisierte Komponenten ersetzt werden.
Die Verwendung etablierter Open Source-Software garantiert Herstellerunabhängigkeit in der Entwicklung und den nachhaltigen Betrieb ohne Abhängigkeiten von externen Anbietern. Alle Entwicklungen stehen folgend unter freien Lizenzen zur Verfügung.
Arbeitspakete und Maßnahmen
Initial wird die Erarbeitung eines Sets von organisatorischen Grundlagen, Entwicklungsmethoden und Spezifikationen angestrebt (AP1), die die Nachhaltigkeit der Resultate sowie die Interoperabilität innerhalb des Toolkits sicherstellen.
Das Toolkit wird folgend in die in dem ergänzenden Antrag „Digital Blueprint“ definierten kooperativen Steuerungsstrukturen eingebettet, innerhalb derer zukünftig organisatorische und technische Fragestellungen universitätsübergreifend gemeinschaftlich bearbeitet werden können.
Parallel ist die Implementierung eines Sets von Applikationen geplant, die als initiale Module in den „Baukasten“ eingebracht werden. Im Rahmen des vorliegenden Projekts ist die Behandlung folgender Arbeitspakete vorgesehen:
AP2: DMS – Dokumentenmanagementsystem / Dokumentenorganisation
Die Etablierung und Erweiterung eines modularen und föderierten Dokumentenmanagementsystems ermöglicht die zentrale Speicherung, Organisation und Verteilung von Dokumenten und dient als Basis vieler Verwaltungsprozesse. Durch die Implementierung von offenen Standards ist eine nahtlose interuniversitäre Verwendung für Studierende möglich. Zusätzlich wird die Einbettung in eine zentrale Suchinfrastruktur angestrebt.
AP3: Elektronischer Studierendenakt
Ein IT-Tool für die elektronische Verwaltung und Konsolidierung von Dokumenten und Informationen des Studierendenaktes aus verschiedenen Quellsystemen in Verbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem.
AP4: Elektronischer Personalakt
Ein IT-Tool für die elektronische Verwaltung der Dokumente des Personalaktes in Verbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem, das folgend die Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen im Bereich Personal erlaubt.
AP5: Recruiting
Implementierung, Erweiterung und Etablierung eines IT-Tools zur Unterstützung des Ausschreibungs- und Bewerbungsprozesses für Universitätspersonal, unter Berücksichtigung von Synergieeffekten mit dem Berufungsmanagement.
AP6: CRM - Customer Relationship Management
Entwicklung und Etablierung eines IT-Tools für die DSGVO-konforme Abdeckung der Bereiche Interessentenmanagement, Kontaktdatenverwaltung und Newslettermanagement. Die Unterstützung von Anmeldeprozessen (Events, etc.) wird durch die einfache Integration in CMS-Systeme sichergestellt.
AP7: Navigator
Ein Tool, das Anwender*innen einer Hochschule das Auffinden von Informationen, Anwendungen und IT-Tools ermöglicht und damit die tägliche Arbeit erleichtert.
AP8: Projektmanagement
Etablierung und Erweiterung eines IT-Tools für die digitale Unterstützung von agilen, hybriden und klassischen Projektmanagement-Methoden.
AP9: DAM - Digital Asset Management
Die Implementierung eines Systems zur Speicherung und Verwaltung von Mediendateien.
AP10: E-Rechnung
Erstellung eines Konzepts für den Umgang und die Integration von elektronischen Rechnungen an österreichischen Universitäten inklusive der Betrachtung bereits vorhandener Implementierungen seitens des BRZ. Die resultierenden Inhalte und Dokumente stehen folgend unter freien Lizenzen allen teilnehmenden Universitäten zur Verfügung.
Alle hier beschriebenen Arbeitspakete durchlaufen die Phasen (1) Technische Konzeption – (2) Implementierung – (3) Etablierung & Dissemination und werden parallel erarbeitet.
Die Durchführung des Projektmanagements wird von der TU Graz übernommen: Planung, Steuerung, Controlling, Kommunikation, Change Management, Qualitätsmanagement, Dissemination der Projektergebnisse und Berichtspflicht gegenüber dem Ministerium.
Auf Basis der Erfahrungen mit der Konzeption, Implementierung und Etablierung der Lösungen, an denen im Projekt gearbeitet wird, sowie der sich dynamisch weiter entwickelnden Anforderungen an digitale Lösungen für Universitäten und den relevanten Kontextbedingungen wird das Konsortium diese Liste im Sinne eines agilen, kollaborativen Entwicklungsstils im Laufe des Projektes regelmäßig reflektieren und ggf. adaptieren oder erweitern.
Die aktuell vorliegenden Arbeitspakete wurden mit Hilfe einer Risiko-Analyse (Methode: NGT) auf Nachhaltigkeit und Durchführbarkeit geprüft. Die Qualitätssicherung wird auf der Ebene der Produkte und der Prozesse periodisch iS des TQM gewährleistet.