Planen & Erfassen von Anwesenheiten

Diese Wiki-Seite enthält notwendige Überlegungen in der Planungsphase Ihrer Lehrveranstaltung, sowie alle wichtigen technischen Informationen, die Sie für die Planung und Erfassung der Anwesenheit Ihrer Studierenden über die Lernplattform Moodle der Universität Wien benötigen.

Inhalt

Vorgehensweise

Im Laufe Ihrer Lehrveranstaltung kann die Planung/ Erfassung von Anwesenheiten zu drei Zeitpunkten relevant sein:

Inhalt des Diagramms

• 1: Planung der Lehrveranstaltung:
  Festlegen der benötigten Raum-Kapazitäten bzw. Entscheidung über die Abhaltung der Lehrveranstaltung vor Ort/ hybrid/ online und ggf. Zuteilung der Studierenden in Gruppen
  
  
• 2a - Laufende Administration der Lehrveranstaltung:
  Planung von Terminen für Sprechstunden oder mündlichen Prüfungen
  
  
• 2b - Erfassung während der jeweiligen Lehrveranstaltungs-Einheit:
  Erfassung der tatsächlichen Anwesenheit bzw. der Sitznummer im Hörsaal

Moodle-Tools im Überblick

Je nach Phase und Bedarf, können verschiedene Aktivitäten im Moodle-Kurs eingerichtet werden, um Sie hierbei zu unterstützen.
Folgend finden Sie diese aufgelistet, um Ihnen deren Gemeinsamkeiten und Unterschiede aufzuzeigen bzw. konkrete Anwendungsmöglichkeiten zu beschreiben:

Aktivität	Beschreibung	Anleitungen/ weiterführende Wiki-Seiten
Abstimmung	Mit der Abstimmung können Sie im Kurs eine Frage mit vordefinierten Antwortmöglichkeiten stellen. Die Ergebnisse werden direkt angezeigt oder erst später veröffentlicht. Wählen Sie, ob das Abstimmungsverhalten sichtbar oder anonym sein soll.	???
Anwesenheit	Die Aktivität „Anwesenheit“ ermöglicht die Erfassung von An- und Abwesenheiten und verschafft Lehrenden und Studierenden einen Überblick über die Teilnahme an den einzelnen Präsenzeinheiten bzw. Terminen. Lehrende können bestimmen, ob sie die Anwesenheiten selbst erfassen möchten oder den Studierenden erlauben, sich in die digitalen Anwesenheitslisten einzutragen. Dafür können die Zugriffsmöglichkeiten beispielsweise über Zugangscodes oder QR-Codes beeschränkt werden.	DE
Feedback	Mit dem Feedback-Modul können Sie einfache Umfragen bis zu komplexen Evaluationsformularen gestalten, wofür Ihnen mehrere verschiedene Fragetypen zur Verfügung stehen. Die Antworten können Personen zugeordnet oder anonym erfolgen. Ergebnisse können Studierenden auf Wunsch im Anschluss zur Verfügung gestellt werden.	???
Gerechte Verteilung	Über die Aktivität „Gerechte Verteilung“ können Lehrende Studierenden bestimmte Wahlmöglichkeiten zur Verfügung stellen. Studierende können dann innerhalb eines von den Lehrenden festgelegten Zeitraums ihre Präferenzen für die zur Wahl stehenden Optionen festlegen, beispielsweise in Form von Punkten. Nach Ablauf des Zeitraums können Lehrende die Nutzer*innen automatisch auf die Wahlmöglichkeiten fair verteilen lassen, anhand bestimmter Strategien.	DE
Gruppenverwaltung	Die Gruppenverwaltung dient der umfassenden Administration von Gruppen und deren Teilnehmer*innen. Es können hierbei neue Gruppen angelegt bzw. bestehende eingebunden werden, um Studierenden u.a. eine selbstständige Anmeldung zu Gruppen zu ermöglichen. Hierbei gilt das first come-first serve-Prinzip. Diese Gruppen können neben Gruppen und Kursen im eigentliche Sinne auch beispielsweise Termine oder Themen repräsentieren. Sie können hierbei sowohl die Anmeldezeiträume, Gruppengröße definieren, als auch Wartelisten und Mehrfachanmeldungen einrichten und bei Bedarf anhand bestimmter Kriterien automatisch befüllen lassen.	DE  Cheat Sheet: "Gruppenverwaltung anlegen"  Video-Tutorial: "Gruppenverwaltung verwenden"
Terminplaner	Terminplaner ermöglichen es den Lehrenden Termine bzw. Zeitfenster für die Studierenden bereitzustellen, um diese besser koordinieren zu können. Diese Einheiten können hinsichtlich der Zahl an Teilnehmer*innen beschränkt werden bzw. auch als Gruppen abgebildet werden, um diese in anderen Bereichen weiter nutzen zu können. Eine Anmeldung kann hierbei unter Angabe des Orts erfolgen und anonym durchgeführt werden.	DE  Cheat Sheet: "Terminplaner: Slots hinzufügen"  Cheat Sheet: "Terminplaner: Termine verwalten"  Video-Tutorial: "Terminplaner nutzen"
Videokonferenztools	Die empfohlenen Videoconferencing-Tools bieten neben den Audio-/ Video- und Chat-Funktionen noch weitere nützliche Werkzeuge, welche letztlich auch zur Erfassung der Anwesenheit eingesetzt werden können. (Anm.: Details zu den Möglichkeiten mit BBB und Collaborate finden Sie in der folgenden Tabelle)	BigBlueButton DE | EN Blackboard Collaborate DE | EN

Parameter	Abstimmung	Anwesenheit	Feedback	Gerechte Verteilung	Gruppen-verwaltung	Termin-planer	BigBlue Button	Blackboard Collaborate
Komplexität (1= sehr einfach, 5=sehr komplex) Konfigurieren und Nutzen der Aktivität	1	4	2	3	4	4	3	3
Einfach-/ Mehrfachnutzung Eine Aktivität kann einmalig oder mehrfach eingesetzt werden, um Studierenden-Rückmeldung zu erfassen	einfach	mehrfach	einfach-/ mehrfach	einfach	einfach	mehrfach	mehrfach	mehrfach
Abstimmung/ Befragung Möglichkeit um Feedback von Studierenden zu bestimmter Fragestellung einzuholen (ggf. Art der Teilnahme etc.)							*	*
Gruppen-/ Termineinteilung Möglichkeit, um Teilnehmer*innen darüber in Gruppen/ Terminen abzubilden
Beschränkung der Teilnehmer*innenzahl Maximale Zahl an Antworten/ Teilnehmer*innen definierbar							max. 100 *	max. 250 *, ggf. >250 *
Anwesenheit vor Ort/ Online unterscheidbar Unterscheidung ob Teilnehmer*innen im Hörsaal oder nur Online anwesend waren		**
Möglichkeit zur anonymen Rückmeldung/ Teilnahme Anonymität bei Antwort einstellbar
Feedback an Lehrende und Studierende Information über Ergebnis/ Antworten der übrigen Studierenden (z.B. als Diagramm/ Zahlenwert)							*	*
Archivierung/ Export-Funktion Speichern der Daten, Nutzung für spätere Nachfragen							***	***
Fazit/ Gesamteindruck	???	???	???	???	???	???	???	???

*) nur während der Session, direkt im Raum der Videokonferenz

**) durch separate Ausgabe von Zugangscode/ QR-Code an anwesende Studierende im Hörsaal, bevor die Übertragung/ Aufzeichnung gestartet wird [LINK]

***) nicht direkt möglich, bspw. jedoch über Screenshots bzw. Download des Chat-Verlaufs, worin dieses protokolliert wurde

Durchführung im Verlauf des Semesters

Die folgenden Abschnitte erläutern, welche Schritte

1: Planung der Lehrveranstaltung

Im Rahmen der Vorbereitungen Ihrer Lehrveranstaltung müssen Sie nach Absprache mit der zuständigen Studienprogrammleitung gemeinsam entscheiden, welche Räume genutzt werden können bzw. in welcher Form die Lehrveranstaltung aufgrund der zu erwartenden Teilnehmer*innenzahl/ der aktuellen Situation durchgeführt werden kann.

Grundlegenden Überlegungen aufgrund der Art der Lehrveranstaltung sind:

Nicht-prüfungsimmanenten Lehrveranstaltungen

Da keine Anmeldepflicht besteht, kann nur eine Interessensbekundung zur Teilnahme durch Studierende erfolgen. Diese muss aus folgenden Gründen durchgeführt werden:

• vor Ort: Planung der Raumkapazitäten (aufgrund der aktuellen Vorgaben lt. des Rauminformations-Tools in u:space)
  
• Online: Entscheidung über die Wahl des geeigneten Videokonferenztools und/ oder Streaming (aufgrund der Obergrenze der Teilnehmer*innenzahl)

Prüfungsimmanente Lehrveranstaltungen

Durch die Anwesenheitspflicht müssen hierbei die Teilnehmer*innen in entsprechende Gruppen geteilt werden, um entsprechend dem gewählten didaktischen Konzept bzw. LV-Modell, eine Teilnahme vor Ort und/oder Online zu ermöglichen:

• Splittung in vor Ort-/Online-Gruppe: Durchführung einer Gruppenzuteilung
  
  
• vor Ort: Erhebung der Teilnehmer*innen je Gruppe, zur Planung der Raumkapazitäten (analog zu NPI-LVs)
• Online: Entscheidung über die Wahl des geeigneten Videokonferenztools und/ oder Streaming(analog zu NPI-LVs)

Empfehlungen in der Umsetzung

Sobald die geplanten Räume mit deren aktuellen Kapazitäten bekannt sind, sollten Sie die Studierenden kontaktieren und um Interessensbekundung via Moodle bitten.

Sofern es sich um eine prüfungsimmanente LV handelt, kann diese Info direkt an alle angemeldeten Studierenden versandt werden.
Bei nicht-prüfungsimmanenten LVs sollten Sie dieses bereits vorab auf u:find kommunizieren und darum bitten, sich zur Lehrveranstaltung anzumelden, um ebenfalls via Moodle-Kurs an dieser Interessensbekundung teilnehmen zu können.

Auf diese Weise muss letztlich die potenzielle Teilnahme an allen geplanten Lehrveranstaltungs-Terminen erfragt werden. Sie können dieses je nach verwendetem Tool jeweils für einen Termin oder ggf. für alle Termine auf einmal durchführen.
In jedem Fall sollte Studierenden die Möglichkeit eingeräumt werden, diese Entscheidung bis zu einem gewissen Zeitpunkt vor dem jeweiligen Termin, noch zu korrigieren (Empfehlung: bis zu 1 Woche vorher).

Die konkrete Fragestellung lautet: "PLANEN SIE AN DIESEM TERMIN IM HÖRSAAL TEILZUNEHMEN?"

Mögliche Umsetzung anhand geeigneter Moodle-Aktivitäten

↓	Aktivität	Beschreibung	Details zur Umsetzung	Anleitungen
1	Abstimmung	Interessensbekundung, zeitgleich auch Feedback an Studierende, ob das definierte Limit bei den Raumkapazitäten bereits erreicht ist oder nicht (d.h. ob eine Teilnahme vor Ort vermutlich möglich ist) pro LV-Einheit eine		finden Sie in der einleitende Übersicht der Moodle-Tools
2	Feedback	siehe Abstimmung, je nach Konfiguration für einen Termin (eine Frage) oder mehrere Termine (mehrere terminspezifische Fragen möglich)
3	Gruppenverwaltung	Nutzung dieser Info für weitere Planung
4	Terminplaner	für mehrere Termine möglich, Nutzung dieser Info für weitere Planung

Bei prüfungsimmanente LVs muss überdies eine Splittung der Teilnehmer*innen in kleinere Gruppen erfolgen.
Diese Einteilung sollte nach einer festgesetzten Frist nicht mehr verändert werden, um eine klare Administration und Durchführung der Lehrveranstaltung mit On- und Offline-Elementen zu ermöglichen.

Um Studierenden die Entscheidung über die Anmeldung zu einer Gruppe zu erleichtern, sollte vorweg das geplante Konzept mit allen Terminen je Gruppe kommuniziert werden.
Neben fixen Gruppen (z.B. A, B) sollten Sie auch eine Alternative für Studierende anbieten, denen einen durchgehende Teilnahme an allen Gruppenterminen nicht möglich ist (z.B. "Alternative").

Dabei lautet die Fragestellung: "IN WELCHER GRUPPE MÖCHTEN SIE AN DER LEHRVERANSTALTUNG TEILNEHMEN?"

Ziel ist aus einer Gesamtgruppe Kleingruppen zu erstellen um bspw. Referatsgruppen zu bestimmen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: einerseits first-come-first serve (Gruppenverwaltung), anderseits eine Präferenzwahl (Gerechte Verteilung).

Überblick, reine Abschätzung der vermutlichen Teilnehmerzahl, dadurch keine Sitzplatzgarantie/ -reservierung. Das Prinzip "First come - First serve" gilt erst zum Zeitpunkt der tatsächlichen Anwesenheit im Hörsaal/ Seminarraum.

die Limitierung der jeweiligen Tools (BBB bis 100 Teilnehmer*innen, Collaborate bis 250 bzw. auf Anfrage bis 500 oder u:stream mit Rückkanal)

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2a: Laufende Administration der Lehrveranstaltung

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bei hybrider Lehre

Anmeldung der Studierenden in eine der Gruppen, welche abwechselnd an Präsenz-Terminen und Online-Terminen teilnimmt.

Einteilung von alternierenden Gruppen (hybride Lehre - Gruppe A/B, online/offline)

Sprechstunden, mündliche Prüfungen etc.

TERMINPLANUNG: bspw. Sprechstunden-Termine oder für mündliche Prüfungen

Mögliche Umsetzung

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2b: Erfassung während der jeweiligen Lehrveranstaltungs-Einheit

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Anwesenheitserfassung direkt in der Einheit wo erforderlich

ANWESENHEIT: Dokumentation der Anwesenheit vor Ort/online erfassen

=> PI: Erfassung der tatsächlichen Anwesenheit (online, offline)

ergänzend evt. in BBB zukünftig Teilnehmerlisten (aktuell noch in Planung), momentan wäre jedoch das Speichern der aktuellen Teilnehmer (aus BBB) möglich, wobei dieses nur den aktuellen Zeitpunkt widerspiegelt und nicht die Gesamtanzahl - hierbei ggf. über den Chat mit protokollieren (jedoch aus Datenschutzgründen ggf. problematisch?!)

Aktivität "Anwesenheit" - Dokumentation der Anwesenheit vor Ort

Wenn Aktivität "Anwesenheit" eingesetzt wird:

• vor Ort: zu Beginn einen individuellen (Termin-spezifischen) QR-Code/ Einschreibeschlüssel herzeigen
• hybrid: vor Beginn der Übertragung einen individuellen (Termin-spezifischen) QR-Code/ Einschreibeschlüssel herzeigen, ggf. dann nach Beginn der Übertragung/ vor der Aufzeichnung für alle online-teilnehmenden nochmals einen separaten individuellen (Termin-spezifischen) QR-Code/ Einschreibeschlüssel herzeigen
• nur online: vor Beginn der Aufzeichnungen einen individuellen (Termin-spezifischen) QR-Code/ Einschreibeschlüssel herzeigen

Die Aktivität „Anwesenheit“ ermöglicht die Erfassung von An- und Abwesenheiten und verschafft Lehrenden und Studierenden einen Überblick über die Teilnahme an den einzelnen Präsenzeinheiten bzw. Terminen. Lehrende können bestimmen, ob sie die Anwesenheiten selbst erfassen möchten oder den Studierenden erlauben, sich in die digitalen Anwesenheitslisten einzutragen. Dafür können die Zugriffsmöglichkeiten auf bestimmte IP-Adressen eingeschränkt oder an sich in kurzen Abständen erneuernde QRCodes gebunden werden.

Eine Kurzanleitung zur Aktivität „Anwesenheit“ finden Sie hier.

Vidoekonftools - Dokumentation der Anwesenheit online

BBB Namen herunterladen

Sitzplatz-Erfassung

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Hinweise zum Archivieren der Daten

Was soll damit später geschehen? Export/ Archivierung

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 Aktivität "Gruppenverwaltung": Planen Sie an diesem Vorlesungstermin im Hörsaal teilzunehmen?

Im Vergleich zur Abstimmung besteht bei der Durchführung mittels Gruppenverwaltung die Möglichkeit, die Gruppen-Anmeldung für weitere Aktivitäten zu verwenden. Bspw. können Sie über das Forum nur alle Studierenden anschreiben, die sich auch für die Gruppe angemeldet habe oder Dokumente nur dieser Gruppe zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie keine weiteren Aktionen planen ist die Abstimmung für Ihre Zwecke besser geeignet.

Möglichkeiten:

• Überblick über die Anzahl an Studierenden zu bekommen, die im Hörsaal teilnehmen wollen. 
• Keine .. damit verbunden, keine Sitzplatzreservierung. Da keine Eingangskontrolle durchgeführt wird, kann auch nicht sichergestellt werden, dass nur die Studierenden, die Ihr Interesse bekundet haben, auch anwesend ist.
• Das Tool soll den Studierenden Feedback geben, um zu sehen, ob die Raumkapazitäten es noch zulassen, vor Ort zu erscheinen.

Vergleich Abstimmung vs. Gruppenverwaltung  

FAQs