Der Erfolg eines Archivs wird an der Zahl seiner Benützer gemessen
Das Werben um Benutzer und Kunden beginnt nicht im Lese- bzw. Benutzer-Saal sondern bereits im Internet. Einrichtungen die dort nicht vorhanden sind, werden von modernen, mit elektronischen Medien aufgewachsenen Benutzern gar nicht mehr wahrgenommen.
Aktenerschließung (Herstellung von Findhilfen) ist das Kernstück archivarischer Arbeit
So wie sich das Schreiben eines Buches, vom Federkiel zur modernen Word-Anwendung geändert hat, ist auch bei der Archivarbeit eine Veränderung eingetreten.
Durch die millionenfachen Möglichkeiten des Internets in allen Lebensbereichen stellen Benutzer von Archiven auch hier den Anspruch, Vorrecherchen bequem von zu Hause am Bildschirm machen zu können.
Archive, die diesem Anspruch nicht gerecht werden, kommen bei Forschungsarbeiten kaum in die nähere Auswahl einer Benützung.
Johannes Papritz (19.4.1898 – 22.7.1992), Deutscher Archivar, bis 1963 Direktor der Archivschule in Marburg
Er stellte das nach ihm benannte Archivierungssystem auf, welches im heutigen digitalen Zeitalter nicht mehr anwendbar ist, da dieses System, vom einzelnen Akt bis hinauf zum Gesamtbestand zwar vollständig aber zu zeitaufwändig ist.
Es gibt kaum ein Archiv, in dem nicht ein Erschließungsdefizit herrscht.
Es muss daher ein Weg gefunden werden, diesem Erschließungsdefizit entgegenzuarbeiten, denn „das Erstellen und Bewahren von Dokumenten ist sinnlos, ja Unsinn, wenn die Dokumente nicht benützt werden können“
Ziel ist es, einen internationalen Standard bei der Aufarbeitung des Archivmaterials in digitaler Form zu beachten, der europaweit, ja weltweit gleich ist.
2005 hat der Rat der europäischen Union die Einrichtung und Betreuung eines Internet-Portals für Dokumente und Archive in Europa empfohlen. Diese Empfehlung wird folgendermaßen spezifiziert:
„Bereitstellung eines Internet-Portals durch die Nationalarchive der Mitgliedsstaaten und die Archivdienste der EU-Organe, um den grenzüberschreitenden Zugang zu Dokumenten und Archiven der Mitgliedstaaten und der EU-Organe zu erleichtern. Dieses Internet-Portal könnte vom Nationalarchiv eines Mitgliedstaats betreut werden“.
Dieses Archiv-Portal sollte drei Schichten umfassen:
1. Integration aller Daten aus archivischen Webpräsentationen in recherchierbarer Form
2. Eine Abfrage auf Findmittel, die mangels geeigneter Schnittstellen nicht integrierbar sind, aber mit Google-Technik recherchiert werden können.
3. Eine Link-Liste zu bibliothekarischen Verbundkatalogen, wo gedruckte Findmittel nachgewiesen werden
http://www.archive.nrw.de hat z.B. Beständeübersichten zu 430 Archiven bereitgestellt und ist mit einer Million Hits pro Monat sehr erfolgreich
http://ariadne.uni-greifswald.de Universitätsarchiv Greifswald hat das Ariadne-Portal geschaffen, an das sich viele Archive angeschlossen haben.
Wünschenswert wäre, wenn alle Portale eine einheitliche Recherchoberfläche haben würden. Dies käme den Benützern sehr zu Gute.
Es müsste also eine kostenlose Software entwickelt werden, zu der dann alle beteiligten Archive verpflichtet werden müssten.
http://www.staluzern.ch/ macht seine Bestandsübersicht im Internet transparenter als dies die Papierform ermöglicht.
Metadaten sind der Schlüssel für das Internet. Metadaten sind strukturierte Daten, die ein Objekt oder andere Daten beschreiben und dienen der Auffindung, der Verwendung und Verwaltung von Daten.
EAD – die einheitliche Schnittstelle (Metadaten) für Archivsysteme wurde als Projekt der University of California, Berkeley, Library“ unter der Leitung von Daniel Pitti seit 1993 entwickelt. Sie wird sehr erfolgreich in Amerika, Großbritannien, Frankreich, Spanien, Italien, Schweden, Schweiz und Polen eingesetzt und wird wahrscheinlich die Basis für ein europaweites Archivportal werden.
ISAD(G)v2 „General International Standard Archival Description“ ist ebenfalls ein Metadatenstandard, der von der „Ad Hoc Commission on Descriptive Standards“ in Stockholm ebenfalls seit 1993 verabschiedet wurde.
Die Autoren des Artikels „Paradigmenwechsel: Von Papritz zu ISAD(G) und EAD“ zeigen in einer tabellarischen Gegenüberstellung der Systeme ISAD(G), EAD, Papritz-Karteikarte, Papritz Arbeitsprotokoll und Papritz Einleitung für das Findbuch, dass die elektronischen Systeme keine Nachteile für elektronischen Medien darstellen, im Gegenteil sogar acht Einträge mehr zur Verfügung stellen. Es zeigt, dass mit diesen neuen Systemen ein qualitativer Fortschritt einhergeht.
