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Übersicht Stand 13.02.2024:

Arbeitsgruppe HIC-up > Begleitprozess durch HIC-up Gruppe > 20240214 Überblick Begleitprozess.png

Pilotdurchlauf / DUH Lab: Exploring Tomorrow

Konzept und Darstellung zum Begleitprozess

Draft 4 - dt. 15.11.2023, Margit Schwarz

Innovationsformat zur kollaborative Softwareentwicklung

Eine Bottom Up Initiative für universitätsübergreifende Kooperationen in der Softwareentwicklung mit dem Ziel...

hochschulübergreifende Softwarelösungen im Rahmen der Digitalisierung an Hochschulen gezielt zu unterstützen
Bottom-up Ideen und Akteur*innen sichtbar zu machen, einzelne Projekte vorzustellen und (eines) in der Umsetzung zu begleiten
hochschulübergreifende Kollaborationskultur fördern und hochschulübergreifende SWE-Community aufbauen

Im Pilotdurchlauf von Okt. 2023 bis Okt. 2024

Im Rahmen eines Pilotdurchlaufes wird das Format entwickelt, erprobt und reflektiert mit dem Ziel...

Im Rahmen der AG HIC-up einen (zukünftigen) Begleitprozess zu entwickeln und zu erproben, durch den die rasche und wirksame Umsetzung von kleinen, kompakten HS-übergreifenden SWE-Projektinitiativen gefördert wird
ein konkretes, kompaktes Umsetzungsprojekt (oder -Paket) begleiten und implementieren
erste Tools und Templates zu einfacheren Kollaboration vorstellen und ggf. weiterentwickeln

Übersicht Ablauf und Time-Line

Timeline Begleitprozess.pptx

Arbeitsgruppe HIC-up > Begleitprozess durch HIC-up Gruppe > image-2023-11-7_13-44-41.png

Arbeitsgruppe HIC-up > Begleitprozess durch HIC-up Gruppe > image-2023-11-15_11-10-32.png

Events und Tools (entstehend im/aus Pilotdurchlauf)

Events:

f2f Marketplace: Im Rahmen des DUH Labs Exploring Tomorrow werden Projektideen vorgestellt („gepitcht“), Kooperationspartner geworben und erste gemeinsame Ansätze zum Kooperationsprojekt entwickelt.

optional - Barcamp: Für die Pilotprojekt aber auch andere Koop.-Projekte aus dem DUH Lab im Februar, gibt es im Rahmen des DUH Lab im Sep wieder ein Barcamp Wilfling, Johann : Könntet ihr das wieder gestalten?

DUH Lab Herbst 2024: Themenschwerpunkt Future Skills - Kollaborationskompetenzen - Pilotprojekt und Begleitprozess vorstellen (begleitend dazu wieder Barcamp)

Tools:

Minimum Requirements Sheet (MRS): Petrasko Maximilian : Bitte ggf. um deine Input ..

Projekt Management Summary Report (PMSR): Petrasko Maximilian Bitte ggf. um deine Input

Confluence/u:wiki als Kollaborationsplattform: Überblick und Transparenz zu Themen, Status, "Echtzeit-Dokumentation"

ggf. Kooperationsvertrag Bsp.

Reflexion, Evaluierung und Bericht

Ein wichtiger Aspekt des Formates ist die Evaluierung. Dies betrifft einerseits die Evaluierung des umgesetzten Projektergebnisses und andererseits die Evaluierung des beschriebenen Begleitprozesses.

Gemeinsamer Lessons Learned Workshops - Projektteam und Begleitteam
Anschließende Auswertung und Berichtserstellung
Präsentation in HIC-up Gruppe, ggf. uniko-FD

offene Fragen / zu klären:

ad Schritt 1 / Projekt einreichen: Begleitung sollte ggf unterstützen beim Befüllen des MRS
- gibt es dazu bereit eine gemeinsamen Ansatz? eher nein...
- Wie detailliert sind Projekte vorzubereiten? (Koop.partner, MRS, Kommittment an eigener Uni,...)
- → gemeinsamer Abstimmungstermin: 29.11.
ad 2 / Konzeption Tag 2 (und Tag 1) vor Ort:
- Anspruch an Tag 1: Leute gut arbeitsfähig machen, damit bestmöglich schon konkrete Ergebnisse möglich sind am Tag 2 - was braucht es dazu am Tag1
- Methodische Vorbereitung Tag 2, Beschreibung der tasks für AG Fac
- → gemeinsamer Abstimmungstermin im Dez (AG Fac, Planung MP, NB, MS)
ad 2 / Begleitung Tag 2 vor Ort:
- es gibt einen Pool an Personen, die am Tag 2 unterstützen können (AG Fac, siehe unten)
- Es braucht abgestimmte Vorgehensweise für die Facilitierung
- - → gemeinsamer Abstimmungstermin im Dez (AG Fac, Planung MP, NB, MS)
ad 3 / Entscheidung für Pilotprojekt zur Umsetzung bis Okt 2024
- Auf welcher Basis wird entschieden - Entscheidungskriterien?
- Wer entscheidet? Wann? (am besten noch vor Ort im DUH Lab)
- → gemeinsamer Abstimmungstermin: 29.11.
ad 3 / Was passiert mit den anderen Projektideen?
- "Was passiert mit Kooperationen, die vor Ort besprochen/gestartet werden, die nicht im Pilotdurchlauf begleitet werden?
- Vorschlag:
  - Minimum: Sichtbar und Transparent machen über u:wiki Plattform
  - "Kümmerer" definieren vor Ort?
  - Angebot zum "dranbleiben": Einladung zu Barcamp im DUH Lab im Sep, dazu Status/Vorbereitungstermin im Juni 2024 (Org. MS und J. Wilfling)?
  - → gemeinsamer Abstimmungstermin: 29.11.
ad 4 / Umsetzungsbegleitung ab Kick-Off
- Ressourcen für Begleitteam knapp? Wer übernimmt?
- Vorschlag: jemand aus HIC-up aus Koop.-beteiligten Unis?
ad 5 / Barcamp:
- Koop.projekte aus Feb inkl. Pilotprojekt
- Kümmerer wieder Johann Wilfling?
- Wie kann/soll das ablaufen?
- Bier Nicole Designsprint / Support Prototypentwicklung? - wie könnte das aussehen?

	WAS	REFLEXIONSFRAGEN	ANMERKUNG	WER	WANN	Status (7.11.)
1	Support bei Anmeldung (DUH Website, Aussendung Anmeldung)	Was muss wann kommuniziert werden? Was muss wer wissen?	gemeinsame Planung Nicole/Lina über https://wiki.univie.ac.at/display/KOPRHS/Struktur+und+Organisation	Lina / Nicole	bis Mitte Nov.	am Laufen
2	Print-Sachen -Booklet Notizen vor Ort (vgl. DUHLab Juni 2023) -Lanyard / Batches -...	Was noch? Schnittstelle zu VAM Uni Wien?		Nicole, Lina		besprochen und in Termin-Planung aufgenommen (hier nicht weiter nachverfolgt)
3	Minimum Requirement Sheet (MRS)	Passend? Schwierigkeiten? Umfang? ggf. mit Erklärungen?	Durchsicht und Kommentare bitte unter https://wiki.univie.ac.at/display/HICup/Projektlebenszyklus	Durchsicht HIC-up: alle Anpassungen: Max, Stephan	Ende Okt	eine Rückmeldung aus HIC-up: es braucht ggf andere Aufbereitung / interaktiver? grafischer?
4	Projectmanagement Summary Report (PMSR)	Passend? Schwierigkeiten? Umfang? ggf. mit Erklärungen?	Durchsicht und Kommentare bitte unter https://wiki.univie.ac.at/display/HICup/Projektlebenszyklus	Durchsicht HIC-up: alle Anpassungen: Max, Stephan	Ende Okt	keine Rückmeldungen aus HIC-up
5	Übergeordneten Begleitprozess definieren	Ziel/Nichtziel Umfang (Ressourcenaufwand) Methoden (Canvas,...) Anreizangebote (Coaching, Hackathon,..) Kommunikation (wo/wie/wer/wann - Planung, Ergebnisse,...) Monitoring zur Umsetzung	Vorschlag unter Begleitprozess durch HIC-up Gruppe bitte um Durchsicht und Kommentare ggf. offener Online-Termin zur Finalisierung	Entwurf / Vorschlag Margit HIC-up Soundingboard: über confluence und online-Termin (Aussendung Margit, mit Sigrid?) Anpassungen: Margit	ad 1 - 20.10. ad 2 - Mitte Nov Ende Nov	Draft mit SS und ER abgestimmt; offen: Abstimmung mit TU Wien / CC-E (Hackathon), Uni Klagenfourt / HW (Barcamp)
6	Tag 1: Session Planung - Skills & Know How	Methodische Aufbereitung der Slots, ggf. Vorabinfo zu Publikationsbeitrag,...	Benennung Vortragende und Co-Vortragende: Nicole	Nicole, Maximilian, Elisabeth	Ende Okt	siehe Punkt 2 und 3 oben - zu klären - Org. MP? NB?
7	Tag 1: Moderation vor Ort			Elisabeth, Maximilian		tbd
8	Tag 2: Session Planung - Methodischer Zugang / Inhaltlicher Support	Moderation, Facilitierung mit Fokus auf Umsetzbarkeit, Kooperationsfindung, Verwendung Project Management Summary Sheet	über eine Arbeitsgruppe "Facilitating" / AG FAC	xl	Mitte Nov	siehe Punkt 2 und 3 oben - zu klären - Org. MP? NB?
9	Tag 2: Moderation und Facilitierung vor Ort	Moderation, Facilitierung	über eine Arbeitsgruppe "Facilitating" / AG FAC, vergleichbare Vorgehensweise, gleicher Fokus,...	Moderation allg: Elisabeth Facilitation Sessions: Sigrid, Christine, Margit, Elisabeth, Michael, Max, Nicole, Stephan, Silvia Handler, Hannah FrostSophie	28./29. Feb	tbd
10	Ergebnispräsentation (aus Basis PMSR) in unik FD		Frühzeitig nach Event, auch vor der Abstimmung in Einzelrektoraten	über DUH (ER an VR Maier)	März 2024	tbd
11	Pilotprojekt-Begleitung	wie definiert (Canvas? Coaching, Hackathon, Monitoring - Dranbleiben)	durch HIC-up TN der beteiligten Unis?	tbd	März 2024 - Okt 2024	in Ausarbeitung, siehe oben