Service

ACOnet FileSender, im folgenden "FileSender" genannt, erreichbar unter https://filesender.aco.net/

Beschreibung

FileSender ist ein web-basiertes Werkzeug, mit dem Sie anderen Personen große Dateien senden können. Dazu müssen Sie sich über Ihre Institution anmelden, die an der ACOnet Identity Federation teilnehmen muß (vgl. Liste der teilnehmenden Institutionen).

Nach der Anmeldung können Sie eine oder mehrere Dateien auf den FileSender-Webserver hochladen und bekommen dann den URL ("Link") zum Herunterladen der Dateien angezeigt sowie standardmäßig auch an Ihre E-Mail-Adresse zugestellt (was Sie ggfs. deaktivieren können). Diesen URL zum Herunterladen der Dateien können Sie dann selbst beliebig weiterkommunizieren, etwa mit dem eigenen E-Mail-Programm oder Webmail. Auf diese Weise verarbeitet FileSender keine Daten der Empfänger*innen. Dies ist die empfohlene und daher auch voreingestelle Verwendungsweise (vgl. FileSender-Anleitung).
Alternativ können Sie die E-Mail-Adressen der intendierten Emfpänger*innen der Dateien – optional um ein E-Mail-Betreff und eine kurze Botschaft ergänzt – in der FileSender-Webanwendung eingeben. Dann verschickt der FileSender-Server die Verständigungen per E-Mail an die Empfänger*innen, nicht Sie selbst. Diese Methode wird nicht empfohlen, aber bis auf Weiteres aus Kompatibilitätsgründen mit früheren FileSender-Versionen angeboten.

Weiters können Sie nach der Anmeldung in FileSender auch Dritten (etwa Ihren Kooperationspartner*innen), die keinen eigenen Zugang zu FileSender haben, Einladungen zum Hochladen von Dateien schicken. Dazu geben Sie in FileSender unter "Empfangen" die E-Mail-Adresse(n) der Personen ein, von denen Sie Dateien empfangen wollen. An diese E-Mail-Adressen werden dann vom FileSender-Server spezifische, zeitlich beschränkt gültige URLs ("Links") gesendet, die den Empfänger*innen das Hochladen von Dateien ohne eigene Anmeldung am FileSender ermöglicht. Kommt eine eingeladene Person der Aufforderung nach und lädt Dateien auf den FileSender hoch, werden Sie, d.h. die einladende Person, davon automatisch über E-Mail verständigt.

Zu jedem Zeitpunkt können Sie das eigene Hochladen von Dateien abbrechen oder von Ihnen bereits auf FileSender hochgeladene Dateien löschen. In jedem Fall werden die hochgeladenen Dateien nach Ablauf ihrer Gültigkeit (Voreinstellung: 5 Tage nach dem Hochladen) automatisch gelöscht. Etwaige von Ihnen in FileSender eingebene E-Mail-Adressen von Empfänger*innen bleiben am Server gespeichert, um Ihnen bei weiteren Sendungen bereits genutzte Adressen vorschlagen zu können. Diese E-Mail-Adressen können Sie ebenfalls jederzeit löschen.

Verantwortliche

Universität Wien
ZID/ACOnet/VIX
Universitätsstraße 7
A-1010 Wien
Österreich

Service-Kontakt: filesender@aco.net
Kontakt Datenschutzbeauftragte*r: dsba@univie.ac.at

Jurisdiktion

AT Austria

Kategorien verarbeiteter Daten

Daten, die bei jeder Anmeldung zum FileSender von Ihrer Institution ggfs. mitgeschickt werden:

• Ihre E-Mail-Adresse (i.d.R. ihre primäre dienstliche bzw. Studierenden-E-Mail-Adresse), anderenfalls scheitert die FileSender-Anmeldung
• optional (nur, wenn mitgeschickt): Ihr Name
• optional (nur, wenn mitgeschickt): Ihre Benutzer*innenkennung (eduPersonPrincipalName)

Daten, die im Rahmen Ihrer Nutzung des Services anfallen:

• Von Ihnen bzw. von eingeladenen Dritten hochgeladene Dateien – diese können optional beim Hochladen zum FileSender verschlüsselt werden.
• Ihre IP-Adresse – diese wird vom Webserver aufgezeichnet, um uns bei der Analyse und Behebung von Störungen, Fehlern oder unerlaubten Zugriffen zu unterstützen.

Folgende optionale Daten werden verarbeitet, falls Sie diese in FileSender angeben oder zusätzliche Funktionen nutzen:

• Die E-Mail-Adressen der Empfänger*innen von Ihnen hochgeladener Dateien (Nur, wenn Sie FileSender zum Versand von E-Mails verwenden, was weder der Voreinstellung noch unserer Empfehlung entspricht.)
• Ein E-Mail-Betreff (detto)
• Ein kurzer E-Mail-Text (detto)
• Ein ggfs. von Ihnen erzeugtes "API Secret" (Nur, falls Sie den Python CLI client zum Hochladen von Dateien zum FileSender benutzen, statt Ihren Webbrowser.)

Zweck der Verarbeitung

• Ermöglichen des Zugangs zum FileSender – nur Angehörige von ACOnet-Teilnehmerinstitutionen (sowie von diesen ggfs. eingeladene Kooperationspartner*innen) dürfen FileSender verwenden.
• Ermöglichung eines sicheren Betriebs, einschließlich der Verhinderung missbräuchlicher Verwendung (etwa bei Verstössen gegen die FileSender-Nutzungsbedingungen) sowie der Erkennung und Beseitigung von Problemen und Störungen.
• Bereitstellung eines vertrauenswürdigen Services, wo Empfänger*innen von Dateien oder Einladungen sicher sein können, daß die Angaben zur Absender*in nicht gefälscht wurden. FileSender nutzt dazu die kryptographisch abgesichert übertragenen Daten (E-Mail-Adresse, optional auch Name, Benutzer*innenkennung) von Ihrer Institution.
• Automatischer Versand von Benachrichtigungen über abgeschlossene Hoch- oder Herunterlade-Vorgänge (oder optional andere, von Ihnen gewählte, Benachrichtungen)
• Im Rahmen der technischen Zurverfügungstellung des Services müssen wir die von Ihnen hochgeladenen Dateien vorübergehend (bis zu deren automatischem Ablauf ein paar Tage später oder bis zum Zeitpunkt, wo Sie die Dateien selbst von FileSender löschen) auf dem FileSender-Server speichern. Wer über einen entsprechenden URL ("Link") zum Herunterladen der Dateien verfügt, kann diese Dateien herunterladen, solange diese noch nicht vom Server gelöscht wurden. Wir behalten uns weiters eine Überprüfung hochgeladener Dateien auf Schadsoftware vor, um Empfänger*innen potentiell davor zu schützen. Darüber hinaus findet keine Verarbeitung hochgeladener Dateien statt.

Weitergabe von Daten an Dritte

Wenn Sie FileSender zum Versand von E-Mails verwenden oder Personen ohne eigenen FileSender-Zugang Einladungen zum Hochladen schicken, werden folgende Daten an die von Ihnen angegebenen E-Mail-Adressen gesendet:

• Ihre E-Mail-Adresse (und optional, falls von Ihrer Institution mitgeschickt: Ihr Name) – die Empfänger*innen sollen wissen, wer Ihnen über FileSender Dateien schickt oder sie zum Hochladen einlädt
• Ein optionales E-Mail-Betreff (falls von Ihnen eines angegeben wurde)
• Ein optionaler E-Mail-Text (falls von Ihnen einer angegeben wurde)
• Name und Größe aller hochgeladenen Dateien (nur beim Versenden von Dateien relevant)
• Der URL ("Link") zum Herunterladen auf FileSender hochgeladener Dateien bzw. (bei Einladungen) zum Hochladen von Dateien auf FileSender

Wenn Sie hingegen der Voreinstellung ("URL zum Herunterladen selbst weitergeben") und unserer Anleitung bzw. Empfehlung folgen, bekommen nur Sie selbst diese Daten zugesendet. Es findet dann keine Weitergabe an Dritte durch den FileSender statt.

Rechte auf Auskunft, Richtigstellung und Löschung ihrer Daten

• Auskunft zu Ihren bzw. eine Kopie Ihrer auf FileSender verfügbaren personenbezogenen Daten können Sie im Bedarfsfall unter Hinweis auf Art. 15 DSGVO unter filesender@aco.net anfordern.
• Richtigstellung:
  • FileSender bezieht alle Daten nur aus folgenden drei Quellen:
    1. Von Ihrer Institution (Ihre E-Mail-Adresse, optional auch Ihren Namen)
    2. Von Ihnen selbst (von Ihnen in der Webanwendung eingebene Daten wie E-Mail-Adressen von Dritten oder hochgeladene Dateien; Ihre beim Aufruf von FileSender genutzte IP-Adresse)
    3. Von Dritten, die mithilfe einer von Ihnen ausgestellen Einladung Dateien auf FileSender hochladen
  • Eine Richtigstellung der Daten nach Punkt 1 kann nur bei Ihrer Institution erfolgen, da FileSender diese Dateien direkt bei jeder Anmeldung so übernimmt, wie sie von Ihrer Institution mitgeschickt wurden.
  • Für von Ihnen bzw. Ihren Kooperationspartner*innen eingebene bzw. hochgeladene Daten nach Punkt 2 und 3 sind Sie selbst bzw. Ihre Kooperationspartner*innen verantwortlich.
• Sie können jederzeit alle Ihre in FileSender gespeichten Daten und Dateien selbst löschen, siehe dazu nach Anmeldung im FileSender die Taste "Alle meine Daten hier löschen" am Ende der Seite "Mein Profil".

Löschfristen

• Nach Ihrer Anmeldung im FileSender können Sie die Aufbewahrungsdauer für verschiedene Datenarten einsehen.
  Auch vor Ablauf dieser Fristen können Sie jederzeit alle Ihre in FileSender gespeichten Daten und Dateien selbst löschen, s.o.
• Die Logdateien mit Ihrer/n IP-Adresse/n werden solange aufbewahrt, solange dies technisch für den sicheren Betrieb erforderlich ist, spätestens nach 31 Tagen aber gelöscht oder anonymisiert.

Code of Conduct

Ihre Daten werden gemäß des GÉANT Data Protection Code of Conduct for Service Providers verarbeitet, einem gemeinsamen Standard im Bereich der Hochschulbildung und Forschung.

Datenschutzerklärung

Ansonsten gilt die Datenschutzerklärung der Universität Wien.