Begleitprozess durch HIC-up Gruppe

 Liebe Kolleg*innen, das hier ist ein Vorschlag bzw. ein Entwurf - Ziel ist es, daraus eine gemeinsame Arbeitsunterlage zu machen, die wir gemeinsam "bewirtschaften"

Daher Bitte um Durchsicht / Ergänzungen / Rückmeldung - direkt in der Tabelle oder per Kommentar zum Text ( im Zweifelsfall gerne auch per Email an margit.schwarz@tugraz.at)

Initiative: Kollaborative SWE

 Pilotdurchlauf im Rahmen des DUH Labs: Exploring Tomorrow (Feb 2024 bis Okt 2024)

Konzept und Darstellung zum Begleitprozess

Draft 1 - dt. 23.10.2023, Margit Schwarz

 1         Einleitung

 Das Innovationsformat für kollaborative Softwareentwicklung hat zum Ziel, hochschulübergreifende Lösungen im Kontext von Softwareentwicklung im Hochschulbereich gezielt zu unterstützen und die Verwirklichung von bottom-up Ideen zu ermöglichen und zu begleiten. Kern des Innovationsprogramms ist die hochschulübergreifende Zusammenarbeit. Um hier klar und transparent zu sein, soll ein gemeinsames Verständnis der zentralen Begriffe sowie der Methoden, Tools und Events aufgebaut werden.

Dieser Entwurf soll Teilnehmenden im Pilotdurchgang einen ersten Einblick geben zu....

Tools: Minimum Reuqirement Sheet (for Submission), Project Management Summary Report, Universuty Innovation Canvas,…

Events: Marketplace, Barcamps, Hackathons,...

... und als gemeinsame Kommunikations- und Diskussionsgrundlage dienen.

Ziel im Pilotdurchlauf:

Formierung einer universitätsübergreifenden Kooperation zu einem konkreten Thema im Kontext der Softwareentwicklung und Entwicklung einer gemeinsamen Lösungen zu einem Bedarf aus dem gelebten Hochschulalltag.

Daneben soll auch der Aufbau einer hochschulübergreifenden SWE-Community weitergeführt werden (Start im T´Rahmen des DUH Labs Huni 2023)

Zielgruppe: Portfoliomanager*innen in SWE (aus Fachbereichen, z.B. Beauftragte Studienabteilung, FDM Beauftragte, ZID, Fachbereiche SWE, HR, Finanzen,...)

 2         Übersicht Ablauf und Time-Line

Folgt in Kürze...

3         Events und Tools

Innerhalb des Pilotdurchlaufs gibt es mehrere Events.

• f2f Marketplace: Im Rahmen des DUH Labs Exploring Tomorrow, bei dem Pilotprojekteideen vorgestellt werden und Kooperationen gefunden werden sollen. Wie auf einem Marktplatz werden Projektideen vorgestellt („gepitched“), Kooperationspartner geworben und erste gemeinsame Umsetzungsansätze entwickelt
•  optional - Barcamp: Für die Projektteams wird ein Barcamp angeboten und begleitet.... @Max, Stephan: bitte um eure Ergänzung – was macht Sinn? @Christine: du hast angeboten, dass über die TU Wien zu organisieren? Bitte um ergänzungen
•  optional - Hackathon: Das ausgewählte Pilotprojekt wird durch einen Hackathon an der TU Wien unterstützt, bei dem Studierende gemeinsam entwickeln...
•  DUH Lab Herbst 2024: Das letzte Event ist das DUH Lab im Herbst, wo erste ergebnisse und Leassons Learned aus dem Pilotdurchlauf vorgestellt werden

3.1         Gemeinsame Aktivitäten von Begleitteam (tbd aus HIC-up Gruppe) und Projekt-Team

•  f2f Marketplace: Der Rahmen für die Projektvorstellung wird angeboten, die Tools MRS und PMSR werden vorgestellt, ein Priorisierung der Projektvorschläge wird gemacht, das Begleitteam moderiert den Kooperationsfindungsprozess zu den Top Themen
•  Projekt-Kick-Off zwischen dem Begleitteam und dem Projekt-Team auf Basis PMSR, hier werden im Detail die Methoden und das weitere Vorgehen geklärt
•  3 Begleitcoachings (á 3h) auf Basis UIC (siehe unter Tools) – 1x zum Start / 1x vor Barcamp bzw. Hackathon / 1x vor Start der Implementierung bzw. vor Präsentation DUH Lab Sep 2024. Der UIC ist jeweils zwei Wochen vor dem Workshop an das Begleit-Team zu übermitteln. Das gibt dem Team ausreichend Zeit, sinnvolles Feedback durch Vorschläge und Reflexionsfragen zu generieren, das dann nach dem UIC-Workshop vom Projekt-Team unkompliziert eingearbeitet werden kann. 

3.2         Aktivitäten mit Hauptverantwortung beim Projekt-Team

•  Die Organisation, Planung und Umsetzungsverantwortung liegt beim Projekt-Teams. Es gibt hier keine rigorosen Vorgaben zum genauen Ablauf.
• Empfohlen werden regelmäßige „Co-Creation Meetings“ zwischen dem Projekt-Team und den Stakeholdern -> user-centered approach.

3.3         Aktivitäten nur im Begleit-Team

•  Alignment-Meeting / Nov 2023:
  • Commitment zum gemeinsamen hochschulübergreifenden Begleitprozess
  • Wer ist im Begleit-Team für Pilotdurchlauf
  • Einheitliches Verständnis: how to use MRS, PMSR, UIC
• Planungstermin f2f Marketplace-Event / Dez 2023:
  • Abstimmung zur methodischen Aufbereitung und Begleitung vor Ort
  • Einheitliche Moderationslinie / Reflexionsfragen vor Ort
• Planungstermin Entscheidungs- und Umsetzungsphase / Jän 2024:
  • Support Entscheidungsfindung
  • Einheitliches Vorgehen zur Kommunikation und Begleitung
• Planungstermin Barcamp / Hackathon / April 2024:
  • tbd
• Vorbereitungstermin DUH Lab Sep / Juni 2024
  • Reflexion Begleitprozess bis dahin
  • Vorstellung angepasstes Format
• Abschlussmeeting zum Pilotdurchlauf / Okt 2024
  • Ergebnisse
  • Lessons Learned
  • Neues Service für DUH

3.4         Tools

In der Zusammenarbeit mit dem Begleit-Team kommen unterschiedliche Tools zur Anwendung. Die wichtigsten werden im Folgenden kurz beschrieben.

3.4.1        Minimum Requirement Sheet (MRS)

 @Max: Bitte um deine Input ..

 3.4.2        Projekt Management Summary Report (PMSR)

 @Max: Bitte um deine Input ..

3.4.3        University Innovation Canvas (UIC)

 @alle: dies wäre ein Vorschlag auf Basis TU Graz erprobtem Tool – bitte ggf. um eure best practise tools

Angelehnt an den Business Model Canvas dient das Tool zum Überblick über die wichtigsten Faktoren zur Projektplanung. Probleme, Nutzen, Stakeholder, Ressourcen, ... werden zuerst grafisch festgehalten, bevor sie in eine detailliertere textuelle Form gebracht werden. Der UIC ist das Haupttool zur Kommunikation zwischen Projekt-Team und Begleit-Team. Nähere Information zum UIC finden sie im Anhang.

4         Evaluierung

Ein wichtiger Aspekt des Formates ist die Evaluierung. Dies betrifft einerseits die Evaluierung des Projekts und andererseits die Evaluierung der beschriebenen Methodik.

4.1         Evaluierung innerhalb des Projekts

Um zu überprüfen, ob das Projekt tatsächlich den erwarteten Nutzen erfüllt, gibt es folgende Tools (auch weitere/andere Evaluationsmethoden sind möglich):

• Fragebogen: ...
• Fokusgruppen: ...
• Leitfaden-Interview: ....

4.2         Evaluierung der Marketplace Methodik

Um das Marketplace-Format zu verbessern, werden die Methoden durch die Projekt-Teams evaluiert.

• Fragebogen an Projektteams
• Leitfadeninterviews mit Projektteams
• Lessons Learned im Begleit-Team ...

 5         Anhang

5.1         UIC Workshop-Inhalt

Hier soll ein kurzer Überblick über den Ablauf der University Innovation Canvas Workshops (UIC WS) und deren Hauptthemen geben. Wichtig dabei ist, dass es zwar eine grundsätzliche Strukturierung bzgl. Schwerpunkt des jeweiligen Workshops gibt, diese aber je nach Projekt angepasst werden kann.

Ein UIC-Workshop dauert in der Regel ca. 3 Stunden. Nach gemeinsamer Terminfixierung, kümmert sich das Begleit-Team um die Organisation der Räumlichkeiten und schickt Ort & Zeit des Treffens rechtzeitig aus.

Das Projekt-Team schickt zwei Wochen vor dem Termin den Canvas in grafischer und textueller Form an das Marketplace-Team. Dieses hat dann genügend Zeit Feedback in Form von Hinweisen oder Reflexionsfragen zu formulieren. Die Fragen, Hinweise und Anregungen des Marketplace-Teams werden dann im Workshop diskutiert und gemeinsam werden weitere Ideen, Ansätze, Lösungsvorschläge etc. generiert. Die Ergebnisse des UIC-Workshops werden, wenn passend, vom Projekt-Team aufgenommen und in die nächste Iteration des Canvas eingearbeitet. Das Feedback muss nicht angenommen, jedoch zumindest adressiert werden, d.h. eine kurze Erklärung gegeben werden, warum es beispielsweise nicht relevant für das Projekt ist.

Inhalt und Ablauf der einzelnen Workshops:

UIC WS 1 (Schritt 1 und 2)

• Findet nach dem Kick-Off und vor dem ersten Barcamp statt
• Schwerpunkt: Probleme, Nutzen, Innovationsaktionen, Co-Creation Pläne und Stakeholder

UIC WS 2 (Schritt 3 und 4)

• Findet vor der Implementierung in einer/mehreren LV(en) statt
• Schwerpunkt: Partner, Schlüsselressourcen, Messung des Nutzenversprechens
• Falls es zu Änderungen im Projekt, Canvas oder GANTT kam, klären warum dies geschah; z.B. auf Grund von Feedback?

UIC WS 3 (Schritt 5)

• Abschluss des Projekts
• Findet statt nach Abschluss der LV, in der implementiert wurde
• Schwerpunkt: Sustainability, Dissemination und Learnings aus dem Projekt
• Hier geht es primär darum, zu klären, wie das Marketplace-Team bei der Dissemination bestmöglich unterstützen kann.
• Zudem werden die Ergebnisse der Evaluierungsaktivitäten (Studierenden-Fragebogen, Lehrenden-Interview) diskutiert.

Diese Grundstruktur der Workshops kann projektspezifisch angepasst werden. Ziel ist es stets, das Projekt-Team bestmöglich im Innovationsprozess zu unterstützen.

5.2         Referenzen

Barab, S. A., Evans, M. A., & Baek, E. O. (2013). Activity theory as a lens for characterizing the participatory unit. In Handbook of research on educational communications and technology (pp. 208-223). Routledge.

Engeström, Y. (2001). Expansive learning at work: Toward an activity theoretical reconceptualization. Journal of education and work, 14(1), 133-156.

Osterwalder, A., & Pigneur, Y. (2010). Business model generation: a handbook for visionaries, game changers, and challengers. John Wiley & Sons.

Trimi, S., & Berbegal-Mirabent, J. (2012). Business model innovation in entrepreneurship. International Entrepreneurship and Management Journal, 8(4), 449–465. https://doi.org/10.1007/s11365-012-0234-3.